Cara Menghentikan Penipuan Dengan Verifikasi Vendor

Seperti yang Anda ketahui, dengan kontrol internal yang tepat bersama dengan pemisahan tugas, membangun vendor baru atau memperbarui file Master Vendor akan mengurangi paparan penipuan. Tanpa merasa puas tentang penipuan, Anda mungkin merasa nyaman dengan proses pembaruan Anda saat ini. Banyak toko A / P dihadapkan dengan sistem A / P terbaru dan diantisipasi dan perubahan proses yang Anda tahu telah atau akan mengganggu quo status proses Vendor Master. Untuk mendapatkan peningkatan efisiensi dan produktivitas, A / P dan aplikasi pengadaan bergantung pada penggunaan internet dan teknologi intranet untuk memperbarui Vendor Master. Penggunaan teknologi ini harus memberikan peluang bagi A / P untuk meningkatkan kontrol internal atau bahkan dapat menghadirkan tantangan pengendalian internal saat memperbarui Master Vendor.

Biarkan saya yang pertama membahas yang terakhir – Tantangan. "Menurut studi global baru-baru ini oleh PriceWaterhouseCoopers dan Martin Luther University di Jerman, penipuan perusahaan meningkat 22% selama dua tahun terakhir … Meskipun investasi signifikan dalam kontrol internal perusahaan di bangun dari Sarbanes-Oxley Act.

Studi ini juga mencatat bahwa sebagian besar penipuan perusahaan dideteksi dengan cara yang tidak disengaja. Oleh karena itu, menerapkan peningkatan kontrol internal preemptive hanya akan membantu dalam upaya Anda untuk meminimalkan ekspos terhadap penipuan, terutama ketika integritas Vendor Master harus dipertahankan. Mari saya jelaskan bagaimana peningkatan produktivitas memberikan tantangan bagi satu perusahaan untuk melindungi dirinya dari penipuan. Selama audit pemulihan baru-baru ini yang saya lakukan, jumlah karyawan A / P berkurang ketika perusahaan menginstal aplikasi intranet ujung depan terhubung A / P yang memungkinkan dan memberi wewenang kepada karyawan non A / P untuk memasukkan faktur dan data kode akun, dan mengakses Master Vendor untuk identifikasi nomor vendor, dll. Data telah diedit untuk kelengkapan dan untuk pengkodean akun yang valid sebelum mencapai aplikasi A / P dan prosesor A / P. Ketika faktur dan dokumen masukan yang disetujui diterima di A / P, prosesor A / P akan melakukan pemrosesan normal dan rutinitas persetujuannya. Yang menarik perhatian saya adalah proses sekarang memungkinkan karyawan yang sekarang melakukan pemrosesan faktur front end untuk membuat vendor baru di master Vendor.

Meskipun pemasukan vendor baru ke Vendor Master harus disetujui oleh pihak independen, saya merasa proses baru membuka tugas A / P untuk potensi kenakalan dan penipu karyawan. Meskipun A / P meningkatkan kewaspadaannya atas proses baru, beberapa tindakan tambahan yang menggunakan Internet untuk mencegah penipuan potensial yang melibatkan Vendor Master perlu diambil adalah beberapa tindakan yang biasanya saya sarankan kepada klien saya.

Saya merasa bahwa penggunaan Internet adalah efektif biaya dan merupakan peluang untuk memantau proses pembaruan Vendor Master …. dengan mengingat bahwa tingkat kontrol yang diadopsi oleh bisnis apa pun sering dibatasi oleh pertimbangan biaya. Menyadari bahwa tidak layak dari sudut pandang biaya untuk menetapkan kontrol yang memberikan perlindungan 100% terhadap penipuan, mengadopsi proses verifikasi vendor yang akan menambah jaminan yang masuk akal terhadap penipuan mungkin adalah yang terbaik yang dapat dicapai.

Mengkonfirmasi Vendor Baru

Ketika saya mengelola departemen A / P, kami memverifikasi bahwa vendor baru dengan pembayaran waktu pertama yang signifikan adalah sah. Juga, pembayaran kepada vendor yang hanya menyediakan kotak PO sebagai tanda terima atau alamat. Kembali pada hari-hari sebelum internet, kami menggunakan D & B dan sarana manual lainnya untuk mengkonfirmasi keaslian mereka – seperti halaman kuning, kontak telepon, dll. Namun, hari ini jauh lebih mudah untuk melakukan pemeriksaan ini pada hampir setiap vendor baru menggunakan internet (situs web dan halaman kuning) dan on line D & B, akses Hoover, dll. Selama audit A / P saya, saya selalu merekomendasikan kontrol tambahan ini untuk melindungi klien saya dari potensi penipuan.

Mengapa Verifikasi Front-End Adalah Penting

Saya membawa ini ke perhatian Anda, karena ada sejumlah sistem AP ujung depan

Karyawan kemudian mencetak lembar penutup, memperoleh persetujuan manajemen (tanda tangan) pada lembar penutup, menempelkan faktur ke lembar penutup dan meneruskan paket ke AP untuk pembayaran. Dalam sistem front end seperti di mana setiap kebutuhan AP bidang harus diselesaikan oleh pengirim faktur, kerusakan dapat terjadi.

Oleh karena itu, saya percaya sangat penting untuk memiliki semacam verifikasi vendor untuk mencegah penipuan ketika vendor baru dapat ditambahkan oleh karyawan atau bahkan karyawan perusahaan lain yang ditugaskan. Anda mungkin ingin alamat menambahkan titik kontrol verifikasi vendor terpisah lain, jika Anda berpikir verifikasi vendor bermanfaat dari pengalaman Anda?

Pedoman Verifikasi Vendor Baru

Saya sangat menyarankan agar seseorang tidak terlibat langsung dalam menyiapkan vendor untuk melakukan pemeriksaan ulang. Setiap vendor yang mengajukan PO Box untuk sebuah alamat dan tidak ada nomor telepon yang layak mendapat sedikit pengawasan tambahan. Banyak organisasi tidak memiliki staf untuk memverifikasi setiap vendor baru. Tabel yang menyertainya berisi Daftar Periksa Vendor Baru untuk digunakan staf Anda saat memilih vendor baru untuk diverifikasi.

Saat memverifikasi vendor baru, salah satu tempat pertama yang harus diperiksa adalah halaman kuning. Sekarang, tidak semua vendor resmi mengiklankan di sana. Bahkan, tergantung pada bisnis Anda, Anda akan menemukan bahwa banyak yang tidak. Jika calon vendor baru Anda tidak ada di halaman kuning, cobalah beberapa database lain seperti D & B, Hoovers, Google, Yahoo, dll.

Selama pemeriksaan silang, simpan catatan tempat Anda menemukan informasi verifikasi. Setiap perusahaan harus memilih kriteria yang ingin mereka periksa, barang-barang yang menurut mereka akan melindungi mereka yang terbaik.

Satu Teknik Terakhir

Bahkan jika Anda tidak benar-benar memverifikasi vendor dalam hutang, Anda dapat memberi tahu orang-orang bahwa Anda melakukannya. Tuliskan sedikit uraian pada materi Anda yang mengatakan bahwa "Vendor baru yang disiapkan di luar AP akan diverifikasi oleh AP." Peringatan ini akan membantu menakut-nakuti pencurian kecil. Para penjahat itu harus sedikit lebih kreatif jika mereka ingin menipu organisasi Anda.

Demikian pula, Anda dapat membuat daftar panjang item yang diverifikasi-bahkan jika Anda tidak memeriksa semuanya. Ini adalah salah satu tempat di mana hal ini dapat diterima untuk hutang dagang hingga kurang dari 100% jujur. Dengan staf terbatas, sedikit lisensi kreatif kadang-kadang diperlukan.

Apa yang dilakukan proses ini adalah membantu melindungi terhadap kolusi dalam proses karena idealnya orang yang memeriksa AP bukanlah orang yang membuat daftar vendor utama. Jika organisasi Anda tidak melakukan ini, organisasi Anda terungkap karena pencurian vendor adalah salah satu cara penipuan yang paling mudah dilakukan.

o Kriteria Verifikasi Vendor

o Vendor yang fakturnya tidak memiliki nomor faktur

o Vendor dengan alamat PO Box

o Setiap vendor baru dengan jumlah dolar tertentu

o Non formulir mencari faktur

o Setiap faktur tanpa nomor telepon

o Persentase tertentu dari semua vendor baru

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *